Étude de cas · Soutien scolaire en ligne · Application de réservation
Chaque famille réserve son cours en 2 clics, sans passer par Sanna.
Sanna Malick dirige She Tutors, un service de tutorat en ligne pour lycéens et étudiants américains. Elle consacrait 70 heures par semaine à son activité, dont les réservations, les agendas, les liens Meet, les présences et les paiements, tout à la main. Nous avons construit le système de réservation qui prend ces tâches en charge.
Par Nicolas Mathieu, fondateur de ClairAI. Publié le , mis à jour le .
2 clicspour qu’une famille réserve son cours, depuis son lien privé
- 70 hpar semaine sur l’activité avant, réservations et paiements à la main
- 2 clicspour réserver, sans appel ni e-mail
- 24 hde délai pour annuler, appliqué automatiquement
- 1 minutepour recevoir le lien d’une nouvelle famille
Le problème
Chaque cours demandait une chaîne de gestes manuels : trouver un créneau commun, le poser dans les agendas, créer le lien Google Meet et l’envoyer, noter qui était présent, puis encaisser. Multipliée par chaque famille et chaque tutrice, cette chaîne occupait 70 heures par semaine.
Le but n’était pas un nouvel outil de plus à apprendre. Il fallait que les familles réservent seules, que TutorCruncher, le logiciel de gestion de Sanna, reste la seule source de vérité, et que Sanna n’ait à intervenir que pour les exceptions.
Nicolas Mathieu a conçu, développé et mis en production le système de réservation, qui s’appuie sur le site she-tutors.com et sur TutorCruncher.
Ce qu’on a construit
Un lien privé par famille
Dès que Sanna crée la famille dans TutorCruncher, le lien arrive dans sa boîte en moins d’une minute. La famille y voit les créneaux libres de sa tutrice sur quatre semaines, dans son propre fuseau horaire.
Réservation en 2 clics
Un créneau, une durée de 60, 90 ou 120 minutes : le cours est créé dans TutorCruncher avec les bons tarifs. Des garde-fous empêchent deux cours de se chevaucher, même si deux familles cliquent en même temps.
Google Meet et prépaiement par carte
Chaque cours planifié reçoit automatiquement son invitation Google Meet, envoyée à la tutrice et à l’élève, et tenue à jour si le cours change. Le règlement se fait par carte, à l’avance, via Stripe.
Annulation à 24 h et alerte no-show
La famille peut annuler seule jusqu’à 24 heures avant le cours. Passé ce délai, le cours est dû. Si un élève ne se connecte pas, Sanna reçoit un e-mail après le cours.
Le résultat
Le système de réservation est en production depuis le 29 septembre 2026. Chaque famille a son lien, chaque cours a son invitation, et les règles d’annulation s’appliquent sans que Sanna ait à les rappeler.
Nous ne présentons pas ici d’heures économisées : le chiffre à retenir est celui du point de départ, 70 heures par semaine de gestion manuelle, et celui du parcours actuel, 2 clics.
Le chiffre de 70 heures par semaine est celui de la situation de départ. La date de mise en production est celle du dossier technique du projet.